С 3 марта 2015 вступил в силу совместный Приказ Министерства юстиции Украины и Службы безопасности Украины от 12.02.2015 года № 167/5/104 «Об утверждении Типового положения о секретном архивном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации». На отдельных правовых аспектах существования таких подразделений хотелось бы остановиться более подробно.

Итак, государственные органы, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации (далее - организация) создают секретные архивные подразделения (далее - архив) для временного хранения секретных архивных документов Национального архивного фонда (далее - НАФ), их учета, использования сведений, содержащиеся в них, для служебных, производственных, научных и других целей, а также для защиты прав и законных интересов граждан. Архив создается приказом руководителя организации и является отдельным структурным подразделением или входит в состав его режимно-секретного органа (далее - РСО). В организациях с незначительным объемом секретных архивных документов ответственность за работу с ними возлагается на одного из работников РСО.
Работу архива контролирует РСО, работу работника, ответственного за архив, - руководитель РСО. Архив работает в соответствии с годовым планом, который утверждает руководитель организации, и отчитывается перед ним о проделанной работе. Полномочия работников архива регламентируются должностными инструкциями, которые разрабатываются руководителем архива и утверждаются руководителем организации.
Среди основных задач архива стоит отметить следующие: прием от РСО и хранения секретных архивных документов с различными материальными носителями секретной информации; контроль за правильностью оформления секретных документов, подлежащих архивному хранению; участие в составлении и согласовании сводной номенклатуры секретных дел и проверки формирования секретных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой; ведение государственного учета секретных документов НАФ и ежегодное представление сведений об их количестве соответствующем государственном архива; проведение совместно с экспертной комиссией организации (далее - ЭК) и РСО предварительной экспертизы ценности секретных документов, находящихся на хранении; составление и представление на рассмотрение ЭК проектов описаний секретных дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и актов об изъятии для уничтожения секретных документов, не внесенных в НАФ; создание и совершенствование справочного аппарата по секретных архивных документов и другие.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации. Назначение на должность руководителя архива осуществляется по согласованию со Службой безопасности Украины.

В секретных архивных документов, подлежащих хранению в архиве, относятся: завершены в текущем делопроизводстве секретные документы НАФ и длительного (свыше 10 лет) хранения с различными материальными носителями секретной информации, созданные организацией или полученные ею на законных основаниях; секретные личные дела; секретные документы с различными материальными носителями секретной информации организаций-предшественников и подчиненных организаций, ликвидированы; печатные издания, дополняющие архивные документы и необходимые для проведения архивом научно-методической и информационно-справочной работы; справочный и учетный аппарат по секретных архивных документов.

Материальные носители секретной информации каждого вида (машинные носители секретной информации, научно-технические, кино-, видео-, фото-, фонодокументы т.п.) должны храниться в архиве отдельно.