11 марта 2016 года вступило в действие Постановление Кабинета Министров Украины от 24 февраля 2016 года № 109 «Об утверждении Порядка хранения протоколов собрания совладельцев многоквартирного дома и размещения информации о решениях, принятых такими сборами»

Указанным Постановлением урегулирована процедура хранения исполнительными комитетами сельских, поселковых, городских советов протоколов собрания совладельцев многоквартирного дома и размещения ими на своем официальном веб-сайте информации о решениях, принятых такими сборами.

Важно, что хранению подлежат протоколы по: определению управляющего и его отзыву, утверждение и изменение условий договора с управляющим; избрание уполномоченного лица (лиц) совладельцев при заключении, внесении изменений и расторжении договора с управляющим, осуществление контроля за его выполнением.

После составления протокола уполномоченный собранием совладелец или управляющий направляет в исполнительный комитет по месту нахождения соответствующего многоквартирного дома заказным письмом с уведомлением о вручении или иным способом, подтверждающий получение, заявление по форме определенной в этом Постановлении вместе с протоколом.

Исполнительный комитет определяет структурное подразделение (подразделения) или лицо (лиц), ответственных за хранение протоколов и размещение их результативных частей на своем официальном сайте.

В случае отсутствия оснований для возврата поданных заявителем документов ответственный за хранение протокола вносит данные в журнал учета протоколов и направляет течение пяти рабочих дней со дня поступления документов уведомление заявителю о факте принятия протокола на хранение.

Исполнительный комитет обеспечивает хранение протоколов в течение всего жизненного цикла многоквартирного дома. Порядок формирования дел протоколов и их хранения определяется в инструкции по делопроизводству исполнительного комитета. В исполнительном комитете совладелец и управляющий могут бесплатно получать заверенную исполнительным комитетом копию протокола. Предоставление копии протокола осуществляется в трехдневный срок с даты поступления соответствующего обращения.