Державна фіскальна служба України у Листі від 11.03.2016 року № 5246/6/99-99-22-04-02-15 надала податкову консультацію з питання перенесення терміну планової виїзної документальної перевірки у разі звернення платника податків у зв'язку із втратою документів

Відповідно до вимог пункту 1 статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (в подальшому - Закон) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення.

Згідно з пунктом 3 статті 8 Закону відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Крім того, пунктом 6.1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, яке затверджено наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 року № 88, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 05.06.95 за № 168/704 (в подальшому - Положення № 88), зазначено, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву.

Пунктом 6.10 Положення №88 визначено, що у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - підприємствами та місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний строк.

Крім того, порядок ведення обліку та терміни зберігання документів визначено Податковим кодексом України від 02 грудня 2010 року № 2755-V, із змінами і доповненнями (в подальшому - Кодекс). Так, відповідно до пункту 44.1 статті 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Пунктом 44.3 статті 44 Кодексу визначено, що платники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 статті 44, а також документів, пов'язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого Кодексом граничного терміну подання такої звітності.

При цьому відповідно до абзацу першого пункту 44.1 статті 44 Кодексу дані податкової декларації повинні бути підтверджені первинними документами, регістрами бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Згідно із пунктом 44.5 статті 44 Кодексу у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 статті 44 Кодексу, платник податків зобов'язаний у п'ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.

Платник податків зобов'язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

Отже, враховуючи зазначене вище, у разі неможливості проведення перевірки платника податків у випадках, передбачених пунктом 44.5 статті 44 Кодексу, термін проведення такої перевірки переноситься до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків.