11 березня 2016 року вступила в дію Постанова Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2016 року № 109 «Про затвердження Порядку зберігання протоколів зборів співвласників багатоквартирного будинку та розміщення інформації про рішення, прийняті такими зборами»
Зазначеною Постановою врегульована процедура зберігання виконавчими комітетами сільських, селищних, міських рад протоколів зборів співвласників багатоквартирного будинку та розміщення ними на своєму офіційному веб-сайті інформації про рішення, прийняті такими зборами.
Важливо, що зберіганню підлягають протоколи з питань: визначення управителя та його відкликання, затвердження та зміни умов договору з управителем; обрання уповноваженої особи (осіб) співвласників під час укладання, внесення змін та розірвання договору з управителем, здійснення контролю за його виконанням.
Після складення протоколу уповноважений зборами співвласник або управитель надсилає до виконавчого комітету за місцем розташування відповідного багатоквартирного будинку рекомендованим листом з повідомленням про вручення або в інший спосіб, що підтверджуватиме отримання, заяву за формою визначеною у цій Постанові разом з протоколом.
Виконавчий комітет визначає структурний підрозділ (підрозділи) або особу (осіб), відповідальних за зберігання протоколів та розміщення їх результативних частин на своєму офіційному веб-сайті.
У разі відсутності підстав для повернення поданих заявником документів відповідальний за зберігання протоколу вносить дані у журнал обліку протоколів та надсилає протягом п'яти робочих днів з дня надходження документів повідомлення заявнику про факт взяття протоколу на зберігання.
Виконавчий комітет забезпечує зберігання протоколів протягом усього життєвого циклу багатоквартирного будинку. Порядок формування справ протоколів та їх зберігання визначається в інструкції з діловодства виконавчого комітету. У виконавчому комітеті співвласник та управитель можуть безоплатно отримувати засвідчену виконавчим комітетом копію протоколу. Надання копії протоколу здійснюється у триденний строк з дати надходження відповідного звернення.
