С 10 июля 2015 года вступил в силу Приказ Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 года № 1000/5 «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях»
Исходя из содержания, данные Правила устанавливают единые требования по созданию управленческих документов и работы со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности.
Требования этих Правил по работе с первично-учетной, банковской, финансовой, отчетно-статистической, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также по подготовке документов к передаче на архивное хранение.
Руководитель учреждения отвечает за сохранность служебных документов и информации, которую они содержат, функционирования системы защиты документационного фонда от незаконного доступа, потерю и несанкционированное уничтожение документов, нарушение правил пользования документами. Организация делопроизводства в учреждениях возлагается на самостоятельные структурные подразделения по делопроизводству (документационного обеспечения), общие отделы, канцелярии и т.п. или лицо, ответственное за делопроизводство в учреждении, - секретаря, делопроизводителя.
Создаваемые управленческие документы должны соответствовать правовому статусу учреждения. Право на, подписания, согласования, утверждения документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
Одним из классов управленческой документации является организационно-распорядительная документация, которая в свою очередь делится на: организационную (структура, численность штата, уставная документация, должностные инструкции); распорядительную (постановления, решения, приказы); информационно-аналитическую (докладные записки, акты, справки, протоколы).
Организационные и распорядительные документы учреждения доводятся до исполнителей в виде копий или выписок. Организационно-распорядительные документы оформляют на бланках. Размещение реквизитов на бланке должно соответствовать ДСТУ 4163-2003. Образцы бланков утверждаются распорядительным документом учреждения.
Право на применение гербовых печатей (для учреждений, которые имеют право использовать государственную символику) или печатей учреждения с указанием наименования учреждения и идентификационного кода (далее - печать учреждения) закрепляется в положении (уставе) учреждения и обусловлено ее правовым статусом. В учреждениях разрешается также применять печати структурных подразделений (службы делопроизводства, бухгалтерии, кадровой службы и т.д.), печати для отдельных категорий документов (для копий, пропусков, конвертов и т.д.), а также металлические печати - для опечатывания помещений, шкафов, сейфов.
Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или составления (для актов), заседание коллегиального органа (для протоколов). Все реквизиты на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются. Дата документа проставляется должностным лицом, его визирует, согласовывает или утверждает. Дата отмечается ниже подписи слева.
В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа. Внутреннее согласование оформляют путем проставления визы. Внешнее согласование проектов документов может быть оформлено листом согласования, грифом согласования, справкой о согласовании, письмом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Утверждение управленческих документов осуществляется лично должностным лицом (должностными лицами) в соответствии с ее (их) полномочий или распорядительным документом учреждения с указанием на документе грифа утверждения, оформленного соответствующим образом.
Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положениях (уставах) учреждения, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, распорядительном документе о распределении обязанностей между руководителем и заместителями и др. В указанных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя учреждения и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.
При создании документов подписывается один экземпляр документа, который является оригиналом. Исключение составляют некоторые виды документов (например акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу оригинала).
Текст управленческого документа должен быть четким, конкретным, лаконичным, информативным и соответствовать орфографическим, лексическим, морфологическим, синтаксическим, стилистическим, пунктуационным нормам. При составлении документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.
Подготовку распорядительного документа может инициировать руководитель учреждения или любое структурное подразделение. Если инициатором подготовки распорядительного документа является структурное подразделение, то необходимость его издания должна быть обоснована в докладной записке. Решение руководителя выражается резолюцией. Любой распорядительный документ, за исключением общего, оформляют на бланке с указанием его конкретного вида (постановление, решение, приказ, распоряжение). Распорядительные документы (приказы, распоряжения) по кадровым вопросам (личного состава) также могут быть составлены на основании межотраслевых типовых форм, утвержденных в установленном порядке. Структура текста распорядительного документа, как правило, состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
Порядок изготовления, удостоверения и выдачи копий документов определяется инструкцией по делопроизводству учреждения. Копия документа должна соответствовать оригиналу, то есть полностью воспроизводить информацию оригинала и все его внешние признаки или их часть. Не допускается изготовлять копии документов с неразборчивым текстом, подчистками, предписаниями и другими неоговоренные исправления.
Служба делопроизводства осуществляет первичную обработку документов, поступивших в учреждение, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям. После выполнения документы приобщаются к делу. Порядок документооборота в учреждении регламентируется инструкцией по делопроизводству, регламентами работы с документами, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.
Доставка документов в учреждение осуществляется, как правило, с использованием средств почтовой связи и электросвязи, а также курьерской и фельдъегерской службами. Факт поступления документа в учреждение обязательно фиксируется путем проставления на входящих документах отметки о его поступления в учреждение, которое проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевом поле в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Служебный документ, полученный учреждением или созданный им, в том числе для внутреннего пользования, считается внесенным в документационный фонд учреждения с момента его регистрации. Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации и заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной учреждением регистрационной форме, которым фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью в указанных формах необходимых сведений о документе.
Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководства учреждения в день их поступления или на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время. Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются немедленно. Документы, рассмотренные руководством учреждения, возвращаются резолюции по их выполнению в службу делопроизводства, которая осуществляет передачу документов на исполнение. За исполнение документа отвечают лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя учреждения, и работники, которым непосредственно поручено выполнение. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу делопроизводства или службу контроля - специальное подразделение или должностное лицо, ответственное за осуществление контроля. Снять документ с контроля может только руководитель учреждения, его заместители, которые установили контрольный срок в резолюции, или по их поручению служба делопроизводства (служба контроля). Документы с типичными сроками исполнения снимаются с контроля по решению службы делопроизводства (службы контроля).
Для установки в учреждении единого порядка формирования дел независимо от формы носителя информации, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел в учреждении создается номенклатура дел. Существуют такие виды номенклатур дел: типовая, примерная, номенклатура дел учреждения, номенклатура дел структурного подразделения. При составлении номенклатуры дел учреждения используется структурный или функциональный принцип ее построения.
Дела формируются в учреждении, как правило, децентрализованно, то есть в структурных подразделениях. В учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год возможно формирование дел в службе делопроизводства. Документы группируются в дела в хронологическом и / или логическом порядке.
Документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив учреждения хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях учреждения в соответствии с номенклатурой дел.
Экспертиза ценности документов проводится на основании действующего законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, типичных и отраслевых перечней видов документов с указанием сроков их хранения, типовых и отраслевых перечней видов документов, подлежащих внесению в Национальный архивный фонд (НАФ), типичных и примерных номенклатур дел, других нормативно-правовых актов по вопросам экспертизы ценности, методических рекомендаций Укргосархива. Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждениях образуются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), действующие в соответствии с положениями о них. Экспертиза ценности документов в учреждении проводится: в текущем делопроизводстве и в архиве учреждения. При проведении экспертизы ценности документов в делопроизводстве выделяют четыре группы дел: постоянного хранения; длительного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения (до 10 лет включительно); подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков их хранения.
Срок хранения документов исчисляется с 01 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в 2014 году, начинается с 01 января 2015 года.
