Министерство юстиции Украины подготовило письмо от 24.11.2015 года № 174/13/32-15 по поводу осуществления контроля за организацией нотариальной деятельности

Контроль за организацией нотариата, проверка организации нотариальной деятельности нотариусов, соблюдение ими порядка совершения нотариальных действий и выполнения правил нотариального делопроизводства осуществляются Министерством юстиции Украины, главными территориальными управлениями юстиции в областях, городе Киеве.

Основными задачами проверки является, в частности, проверка организации нотариальной деятельности частного нотариуса, в том числе соблюдение требований к рабочему месту частного нотариуса, условий хранения архива, печатей, штампов, специальных бланков нотариальных документов и тому подобное.

При проверке организации нотариальной деятельности частного нотариуса проверяются правовые основания для осуществления частным нотариусом нотариальной деятельности, наличие акта о сертификации рабочего места, соответствие рабочего места требованиям, установленным действующим законодательством, условия хранения архива нотариуса (пункты 3, 29 Порядка проведения проверки организации работы государственных нотариальных контор, государственных нотариальных архивов, организации нотариальной деятельности частных нотариусов, соблюдение государственными и частными нотариусами порядка совершения нотариальных действий и выполнения правил нотариального делопроизводства, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 17.02.2014 № 357/5, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 17.02.2014 за № 298/25075).

Статьей 25 Закона установлено, что рабочее место (контора) частного нотариуса должно находиться в пределах нотариального округа, в котором частный нотариус осуществляет нотариальную деятельность.

Рабочее место (контора) должно соответствовать следующим условиям: обеспечивать соблюдение нотариальной тайны; давать возможность каждому частному нотариусу, который осуществляет нотариальную деятельность, одновременно и независимо от другого частного нотариуса осуществлять нотариальную деятельность; быть защищенным от несанкционированного проникновения; быть обеспеченным сейфом для хранения печатей, штампов, металлическим шкафом для хранения архива нотариуса; количество комнат в помещении, где находится рабочее место (контора) частного нотариуса, не может быть меньше, чем количество частных нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в его пределах; быть приспособленным для работы технического персонала с документами в отделенной от нотариуса комнате.

Проверка соответствия рабочего места (конторы) частного нотариуса установленным настоящим Законом условиям проводится главным территориальным управлением юстиции исключительно до начала нотариальной деятельности частным нотариусом, а также в случае изменения адреса расположения рабочего места (конторы) частного нотариуса, и по результатам которой составляется акт о сертификации рабочего места (конторы) частного нотариуса или акт об отказе в сертификации рабочего места (конторы) частного нотариуса.

Частный нотариус может осуществлять нотариальную деятельность только при наличии акта о сертификации рабочего места (конторы) частного нотариуса или решения суда, вступившего в законную силу, которым признано незаконным акт об отказе в сертификации рабочего места (конторы) частного нотариуса.

Об изменении адреса рабочего места (конторы) частный нотариус обязан в течение трех рабочих дней сообщить Главное территориальное управление юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, главные территориальные управления юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе.

Проверка организации нотариальной деятельности частного нотариуса в части соответствия рабочего места производится в соответствии с требованиями законодательства, действующего на момент сертификации.

При проведении проверки необходимо учитывать, что частный нотариус осуществляет нотариальную деятельность при наличии акта о сертификации рабочего места (конторы) частного нотариуса и Законом Украины «О нотариате» не предусмотрено проведение повторной сертификации.