Государственная фискальная служба Украины в Письме от 20.11.2015 года № 24797/6 / 99-99-22-04-02-15 предоставила налоговую консультацию по поводу восстановления налогоплательщиками утраченных документов, являющихся предметом проверки, в том числе, норм законодательства, на которых основывается требование о предоставлении документов по взаимоотношениям с контрагентами за пределами 1095-дневного срока их хранения

Правовые основы регулирования, организации, ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности в Украине определяет Закон Украины от 16 июля 1999 года № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее - Закон).

Согласно пункту 2 статьи 3 Закона бухгалтерский учет является обязательным видом учета, который ведется предприятием. Финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности, использующие денежный измеритель, основываются на данных бухгалтерского учета. В соответствии с требованиями пункта 1 статьи 9 Закона основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно - непосредственно после ее окончания.

Согласно пункту 3 статьи 8 Закона ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, хранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Кроме того, пунктом 6.1 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 05.06.95 за № 168/704 (далее - Положение № 88), указано, что первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Согласно пункту 6.6 Положения № 88 срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и иной отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5.

Кроме того, порядок ведения учета и сроки хранения документов определены Налоговым кодексом Украины от 2 декабря 2010 № 2755-VI с изменениями и дополнениями (далее - Кодекс). Так, в соответствии с пунктом 44.1 статьи 44 Кодекса для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Пунктом 44.3 статьи 44 Кодекса определено, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в пункте 44.1 статьи 44, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления - с предусмотренного Кодексом предельного срока представления такой отчетности.

Кроме того, пунктом 44.4 статьи 44 Кодекса предусмотрены сроки хранения документов в случае административного и судебного обжалования принятого по результатам проверки налогового уведомления-решения.

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные в пункте 44.1 статьи 44 Кодекса, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Согласно пункту 44.5 статьи 44 Кодекса в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения документов, указанных в пунктах 44.1 и 44.3 статьи 44 Кодекса, налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном Кодексом для представления налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации.

Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем ​​поступления сообщения в контролирующий орган.

В случае невозможности проведения проверки налогоплательщика в случаях, предусмотренных настоящим подпунктом, сроки проведения таких проверок переносятся до даты восстановления и предоставления документов к проверке в пределах определенных пунктом 44.5 статьи 44 Кодекса сроков.

Что касается восстановления документов, то порядок действий в случае потери первичных документов определен пунктом 6.10 Положения № 88.

В частности, в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно сообщает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции - предприятиями и местному финансовому органу - учреждениями, в 10-дневный срок.

Что касается требования о предоставлении документов по взаимоотношениям с контрагентами за пределами 1095-дневного срока их хранения, то в соответствии с пунктом 102.1 статьи 102 Кодекса контролирующий орган, кроме случаев, определенных пунктом 102.2 этой статьи, имеет право самостоятельно определить сумму денежных обязательств налогоплательщика в случаях, определенных этим Кодексом, не позднее окончания 1095 дня (2555 дня при проведении проверки контролируемой операции в соответствии со статьей 39 настоящего Кодекса), следующего за последним днем ​​предельного срока представления налоговой декларации, отчета об использовании доходов (прибылей) неприбыльной организации, определенной пунктом 133.4 статьи 133 настоящего Кодекса, и / или предельного срока уплаты денежных обязательств, начисленных контролирующим органом, а если такая налоговая декларация была подана позже, - за днем ​​ее фактического представления.

В случае представления налогоплательщиком уточняющего расчета к налоговой декларации контролирующий орган имеет право определить сумму налоговых обязательств по такой налоговой декларации в течение 1095 дней со дня представления уточняющего расчета.

При этом в случаях, определенных пунктом 102.2 статьи 102 Кодекса, денежное обязательство может быть начислено или производство по делу о взыскании такого налога может быть начато без соблюдения срока давности, определенного в абзаце первом пункта 102.1 статьи 102 Кодекса.

При этом в соответствии с абзацем первым пункта 44.1 статьи 44 Кодекса данные налоговой декларации должны быть подтверждены первичными документами, регистрами бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым пункта 44.1 статьи 44 Кодекса.

Кроме того, отмечаем, что в соответствии с пунктом 1 Положения о Министерстве финансов Украины, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 20 августа 2014 № 375, Министерство финансов Украины является главным органом в системе центральных органов исполнительной власти, обеспечивающий формирование и реализует государственную финансовую политику , государственную политику в сфере бухгалтерского учета и обеспечивает формирование и реализацию единой государственной налоговой, таможенной политики, государственной политики в сфере борьбы с правонарушениями при применении налогового и таможенного законодательства.