Міністерством юстиції України затверджено Наказ від 23 січня 2015 року № 89/5 «Про затвердження Порядку проведення перевірок стану архівної справи в архівних установах України». Цей Порядок визначає механізм здійснення Укрдержархівом планових (позапланових) комплексних, тематичних, контрольних перевірок стану архівної справи державних архівів областей, міста Києва, галузевих архівів, архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад (далі - архівні установи).
Основними завданнями перевірки є: організація і вдосконалення роботи архівних установ, надання їм організаційно-методичної допомоги; оцінка діяльності архівних установ щодо їх функціонування, виконання основних показників розвитку архівної справи; своєчасне попередження, виявлення та припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства у сфері архівної справи та діловодства, усунення причин виникнення цих порушень і умов, що їх спричиняють.
Планова перевірка стану архівної справи архівної установи проводиться на підставі плану роботи Укрдержархіву, затвердженого Міністром юстиції України, фахівцями Укрдержархіву відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням архівної установи.
Фахівці Укрдержархіву здійснюють такі планові перевірки: комплексна, тематична, контрольна.
Комплексна перевірка передбачає всебічне вивчення всіх напрямів діяльності архівної установи і проводиться не частіше ніж один раз на п'ять років.
Тематична перевірка здійснюється з метою оцінки окремих напрямів діяльності архівної установи.
Контрольна перевірка здійснюється з метою оцінки усунення недоліків, виявлених під час комплексної або тематичної перевірки.
Позапланова перевірка проводиться за таких обставин: доручення органу державної влади; виявлення фактів крадіжки, підроблення документів в архівній установі; виявлення недостовірності відомостей, заявлених у звітних документах, поданих архівною установою; неподання у встановлений законодавством строк документів обов'язкової звітності без поважних причин, а також письмових пояснень про причини, які перешкоджали поданню таких документів; звернення юридичних осіб та громадян про порушення архівною установою вимог законодавства у сфері архівної справи та діловодства.
Результати перевірки оформляються довідкою, яку складає керівник робочої групи шляхом узагальнення поданих звітів (довідок) членів робочої групи. У довідці висвітлюються показники, які характеризують роботу архівної установи у межах періоду, що перевіряється, фіксуються виявлені недоліки та порушення (за наявності) з посиланням на норми нормативно-правових актів. До довідки додаються (за необхідності) копії документів, що підтверджують факт порушення, письмові пояснення посадових осіб архівної установи щодо встановлених порушень, інформативні додатки, аналітичні діаграми, таблиці, схеми. У довідці також зазначається перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та відображається факт відмови посадових осіб надати письмові пояснення щодо причини ненадання документів (якщо такий мав місце).
Результати проведеної перевірки (комплексної, тематичної, контрольної) обговорюються на засіданні колегії Укрдержархіву, рішення колегії вводиться в дію наказом Укрдержархіву. В обговоренні результатів перевірки обов'язково бере участь керівник архівної установи, що перевірялася. За необхідності можуть запрошуватися інші посадові особи, відповідальні за певні напрями діяльності архівної установи. У рішенні колегії зазначаються загальні висновки та рекомендації щодо покращення роботи та усунення недоліків, виявлених в архівній установі, встановлюються конкретні строки виконання завдань, що беруться на контроль, зазначається строк проведення контрольної перевірки.
