Міністерство юстиції України підготувало Листа від 24.11.2015 року № 174/13/32-15 з приводу здійснення контролю за організацією нотаріальної діяльності
Контроль за організацією нотаріату, перевірка організації нотаріальної діяльності нотаріусів, дотримання ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства здійснюються Міністерством юстиції України, головними територіальними управліннями юстиції в областях, місті Києві.
Основними завданнями перевірки є, зокрема, перевірка організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, у тому числі дотримання вимог до робочого місця приватного нотаріуса, умов зберігання архіву, печаток, штампів, спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.
При перевірці організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса перевіряються правові підстави для здійснення приватним нотаріусом нотаріальної діяльності, наявність акта про сертифікацію робочого місця, відповідність робочого місця вимогам, установленим чинним законодавством, умови зберігання архіву нотаріуса (пункти 3, 29 Порядку проведення перевірки організації роботи державних нотаріальних контор, державних нотаріальних архівів, організації нотаріальної діяльності приватних нотаріусів, дотримання державними і приватними нотаріусами порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.02.2014 № 357/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.02.2014 за № 298/25075).
Статтею 25 Закону встановлено, що робоче місце (контора) приватного нотаріуса має знаходитись у межах нотаріального округу, в якому приватний нотаріус здійснює нотаріальну діяльність.
Робоче місце (контора) має відповідати таким умовам: забезпечувати дотримання нотаріальної таємниці; давати можливість кожному приватному нотаріусу, який здійснює нотаріальну діяльність, одночасно та незалежно від іншого приватного нотаріуса здійснювати нотаріальну діяльність; бути захищеним від несанкціонованого проникнення; бути забезпеченим сейфом для зберігання печаток, штампів, металевою шафою для зберігання архіву нотаріуса; кількість кімнат у приміщенні, де знаходиться робоче місце (контора) приватного нотаріуса, не може бути меншою, ніж кількість приватних нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у його межах; бути пристосованим для роботи технічного персоналу з документами у відокремленій від нотаріуса кімнаті.
Перевірка відповідності робочого місця (контори) приватного нотаріуса встановленим цим Законом умовам проводиться головним територіальним управлінням юстиції виключно до початку нотаріальної діяльності приватним нотаріусом, а також у разі зміни адреси розташування робочого місця (контори) приватного нотаріуса, та за результатами якої складається акт про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса або акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса.
Приватний нотаріус може здійснювати нотаріальну діяльність лише за наявності акта про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса або рішення суду, яке набрало законної сили, яким визнано незаконним акт про відмову у сертифікації робочого місця (контори) приватного нотаріуса.
Про зміну адреси робочого місця (контори) приватний нотаріус зобов'язаний протягом трьох робочих днів повідомити Головне територіальне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні територіальні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.
Перевірка організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса в частині відповідності робочого місця проводиться відповідно до вимог законодавства, чинного на момент сертифікації.
Під час проведення перевірки необхідно враховувати, що приватний нотаріус здійснює нотаріальну діяльність за наявності акта про сертифікацію робочого місця (контори) приватного нотаріуса і Законом України «Про нотаріат» не передбачено проведення повторної сертифікації.
