Государственная фискальная служба Украины подготовила Письмо от 04.05.2016 года № 4582/Л/ 99-95-42-01-14 по использованию факсимильного воспроизведения подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах
Итак, Статьей 1 раздела I Закона Украины от 16 июля 1999 года № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее - Закон № 996) определено, что первичный документ - документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление.
Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты, в частности личную подпись, аналог собственноручной подписи или подпись, приравненую к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины от 22 мая 2003 года № 852-IV «О электронной цифровой подписи», или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции (пункт 2 статьи 9 Закона № 996).
В соответствии с подпунктом 2.5 главы 2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88, документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.
Предписаниям части третьей статьи 207 Гражданского кодекса Украины (далее - Гражданский кодекс) предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.
В то же время, согласно пункту 12 раздела 7 Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 № 1000/5 (далее - Правила № 1000/5), факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.
Требования Правил № 1000/5 по работе с первично-учетной, банковской, финансовой, отчетно-статистической, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также по подготовке документов к передаче на архивное хранение (пункт 4 раздела 1 Правил № 1000/5).
Согласно письму Министерства юстиции Украины от 26.12.2008 № 758-0-2-08-19 о практике применения норм права в случае коллизии при расхождении между общим и специальным нормативно-правовым актом, предпочтение отдается специальному, если он не отменен изданным позднее общим актом.
Таким образом, использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов по письменному соглашению сторон, в которой содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, не нарушает законодательство Украины, кроме случаев применения первичных документов типовых и специализированных форм, которыми предусмотрено использование факсимильного воспроизведения подписи.
При этом подчеркивается, что в соответствии с пунктом 52.5 статьи 52 Кодекса контролирующие органы имеют право предоставлять консультации исключительно по тем вопросам, относящимся к их полномочий. Вопрос о факсимильного воспроизведения подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых и других бухгалтерских документах, не связанных с исчислением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств не относится к компетенции органов ГФС.
