Министерством юстиции Украины утвержден Приказ от 23 января 2015 № 89/5 «Об утверждении Порядка проведения проверок состояния архивного дела в архивных учреждениях Украины». Этот Порядок определяет механизм осуществления Укргосархивом плановых (внеплановых) комплексных, тематических, контрольных проверок состояния архивного дела государственных архивов областей, города Киева, отраслевых архивов, архивных отделов райгосадминистраций, архивных отделов городских советов (далее - архивные учреждения).

Основными задачами проверки являются: организация и совершенствование работы архивных учреждений, предоставления им организационно-методической помощи; оценка деятельности архивных учреждений по их функционирования, выполнения основных показателей развития архивного дела; своевременное предупреждение, выявление и пресечение действий, которые содержат признаки нарушения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, устранение причин возникновения этих нарушений и условий, которые вызывают.

Плановая проверка состояния архивного дела архивного учреждения производится на основании плана работы Укргосархива, утвержденного Министром юстиции Украины, специалистами Укргосархива соответствии с их функциональными полномочиями по местонахождению архивного учреждения.

Специалисты Укргосархива осуществляют такие плановые проверки: комплексная, тематическая, контрольная.
Комплексная проверка предусматривает всестороннее изучение всех направлений деятельности архивного учреждения и проводится не чаще чем один раз в пять лет. Тематическая проверка осуществляется с целью оценки отдельных направлений деятельности архивного учреждения. Контрольная проверка проводится с целью оценки устранения недостатков, выявленных во время комплексной или тематической проверки.

Внеплановая проверка проводится в следующих случаях: поручения органа государственной власти; выявление фактов кражи, подделки документов в архивном учреждении; выявление недостоверности сведений, заявленных в отчетных документах, поданных архивным учреждением; непредставление в установленный законодательством срок документов обязательной отчетности без уважительных причин, а также письменных объяснений о причинах, которые препятствовали представлению таких документов; обращения юридических лиц и граждан о нарушении архивным учреждением требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

Результаты проверки оформляются справкой, которую составляет руководитель рабочей группы путем обобщения представленных отчетов (справок) членов рабочей группы. В справке освещаются показатели, характеризующие работу архивного учреждения в пределах проверяемого периода, фиксируются выявленные недостатки и нарушения (при наличии) со ссылкой на нормы нормативно-правовых актов. К справке прилагаются (при необходимости) копии документов, подтверждающих факт нарушения, письменные объяснения должностных лиц архивного учреждения об установленных нарушений, информативные приложения, аналитические диаграммы, таблицы, схемы. В справке также указывается перечень документов, которые не были предоставлены во время осуществления проверки (если таковые были), и отражается факт отказа должностных лиц предоставить письменные объяснения о причинах непредставления документов (если таковой имел место).

Результаты проведенной проверки (комплексной, тематической, контрольной) обсуждаются на заседании коллегии Укргосархива, решение коллегии вводится в действие приказом Укргосархива. В обсуждении результатов проверки обязательно участвует руководитель архивного учреждения, проверялась. При необходимости могут приглашаться другие должностные лица, ответственные за определенные направления деятельности архивного учреждения. В решении коллегии указываются общие выводы и рекомендации по улучшению работы и устранению недостатков, выявленных в архивном учреждении, устанавливаются конкретные сроки выполнения задач, которые берутся на контроль, указывается срок проведения контрольной проверки.