Государственная фискальная служба Украины выразила свое мнение по хранению и восстановлению документов по выплате заработной платы (Письмо от 27.01.2016 года № 859 / С / 99-99-19-02-02-15)

Итак, ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет собственник (собственники) или уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляет руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами (п. 3 ст. 8 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»).
Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности, учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 05.06.95 за N 168/704 (далее - Положение).
Согласно п. 6.10 Положения в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия, учреждения письменно сообщает об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также государственной налоговой инспекции - предприятиями и местному финансовому органу - учреждениями, в 10-дневный срок.
Требование о подтверждении данных, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств первичными документами, регистрами бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, содержится в положении п. 44.1 ст. 44 Кодекса.
Согласно п. 44.5 ст. 44 Кодекса, в случае потери, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов, налогоплательщик обязан в пятидневный срок со дня такого события сообщить контролирующий орган по месту учета в порядке, установленном для представления налоговой отчетности.
Способы представления отчетности регламентирует п. 49.3 ст. 49 Кодекса, а именно:
а) лично налогоплательщиком или уполномоченным на это лицом;
б) направляется по почте с уведомлением о вручении и с описью вложения;
в) средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия относительно регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством.
Налогоплательщик обязан восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем ​​поступления сообщения в контролирующий орган